Pentru CAT (Centrele IMO de asistenta si training ) si pentru Enterprise 2.0 blogurile interne sunt elemente esentiale. Nu numai ca fiecare proiect al clientului are blogul lui intern dar si departamentele: vinzari, marketing, productie, au inlocuit emailul intern cu blogul intern
Blog de raportare a progresului – o mare parte a managementului proiectului o reprezinta comunicarea, iar blogurile sunt un mod evident de a comunica cu membrii echipei. Membrii pot urmari progresul etapelor proiectului fie prin acces direct, fie prin subscrierea la feed-ul RSS corespunzator, fie prin abonarea la update-urile prin email.
Mesajele pot fi impartite pe categorii pentru ca, spre exemplu, departamentul vanzari sa poata lua la cunostinta doar elementele care il intereseaza in munca sa. Aceasta modalitate – prin abonare – are avantajul de a nu incarca cu informatie inutila membrii care au sarcini precise si care altfel ar trebui sa filtreze mesajele care le parvin in cadrul proiectului.
Bloguri pentru discutii – daca este nevoie de o decizie colectiva prin consens sau daca este necesara colectarea de feedback – zona de comentarii a blogului este utilizata in acest sens. Aceasta are rolul de a centraliza discutiile si permite controlul/supravegherea participarii la proiect.
Depozit de documente si fisiere – pe blog se pot incarca prin upload documente care trebuiesc comunicate echipei. Ordonarea cronologica permite tinerea evidentei versiunilor unui document – cu note asociate fiecarui document. Aici intra – actualizari ale planului proiectului, specificatii, software, contracte, fise de pontaj, etc.
Biblioteca de Instructaje Multimedia – blogul este utilizat si pentru a crea si incarca documentatii ce includ atat text cat si diapozitive, demonstratii video sau fisiere audio, precum si alte programe si tutoriale interactive destinate a documenta, demonstra, convinge, etc.
Bloguri de echipa -exemplu - Departamentul de vanzari : blogurile permit inregistrarea utilizatorilor si acordarea de roluri acestora (utilizator, editor, moderator, etc.). Cea mai simpla dintre permisiuni este aceea de a comenta. Urmatoarea este aceea de a crea articole. Fiecarui membru al echipei i se poate aloca o categorie in care sa scrie articole sau chiar cate un blog propriu inreteaua firmei – permitandu-le tuturor sa raporteze progresul sarcinilor proprii, problemele intampinate, etc – si sa culeaga feedback prin comentarii facute de ceilalti membri la sarcinile primite. In loc de a avea intalniri nenumarate si interminabile cu toata echipa pentru a raporta progresul si a discuta problemele aparute – se poate reduce drastic numarul acestora prin verificarea de catre managerii de echipa a RSS feed-urilor blogurilor de proiect – intalnirile urmand a fi mai productive si mai bine pregatite.
Blog de documentare – Foarte multa informatie din cadrul unui proiect se pierde, in special in proiectele mari, cu multi membri sau imprastiati in diferite zone. Fisierele pot fi imprastiate in multe foldere pe mai multe computere, altele pot fi in attachment-uri in emailuri, discutii importante se pot regasi in multiple conturi de email, chat-uri de messenger, sau si mai rau, discutate la o cafea de catre membrii echipei, fara a fi notate nicaieri. Utilizand un blog central – toata aceasta informatie poate fi agregata, stocata si se poate usor regasi prin cautari in softul de blog.
Adaugand la aceasta masa de informatii categorii si tag-uri, datele pot fi usor organizate si regasite la nevoie, putandu-se de asemeni face trimitere si referinta exact la informatia relevanta.
Sistem de management si control al cererilor de modificari la proiect – o situatie care scapa usor de sub control in managementul proiectelor o reprezinta aparent micile cereri de a modifica proiectul pe alocuri – si care pot degenera in schimbari necontrolabile in cascada a tuturor elementelor proiectului. Utilizati blogul pentru ca tine evidenta pastra controlul asupra cererilor de schimbare. Atunci cand apare o noua astfel de cerere si este postata pe blog – membrii echipei pot sa o vada si sa evalueze impactul asupra proiectului pe segmentele lor – identificand mai usor problemele majore care pot aparea.
Prin usurinta de instalare, configurare si utilizare, blogurile au ajuns sa fie un instrument strategic in managementul proiectelor. Fiind extensibile prin plugin-uri, ele pot fi adaptate la noi si noi cerinte specifice de proiect.
